SKKN Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học

PHẦN A. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công tác

hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ

chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn

vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới

quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm

thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc

lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong

quá khứ.

Công tác văn thư của nhà trường luôn gắn liền với lãnh đạo cơ quan, ảnh

hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác của đơn vị. Hồ sơ sổ sách của một đơn

vị làm toàn bộ những văn bản hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

năm học, được lưu trữ hàng năm. Bởi vậy làm bất cứ một việc hay tổ chức một

hoạt động nào cũng phải có kế hoạch cụ thể cho đến việc triển khai thực hiện,

báo cáo kết quả….

Công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối

quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản

lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

1. Lý do chọn đề tài:

Công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước, nó bao gồm tất

cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài

liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác

quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Đòi hỏi khách quan, công

tác văn thư lưu trữ ra đời nhằm quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để

phục vụ xã hội. Vì thế công tác văn thư lư trữ là một mắt xích không thể thiếu

trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.

Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú đa

dạng, do đó mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu một cách hợp lý là cần thiết

trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Qua quá trình công tác trong nhà trường,

việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học

1/19

trên cơ sở những qui định chung của nhà nước. Công tác văn thư là một hoạt

động vô cùng phong phú và đa dạng, là nơi trao đổi, phát hành, tiếp nhận, quản

lý, lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của nhà

trường.

Chính vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “Một vài biện pháp để quản lý

tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học” làm sáng kiến kinh

nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách được tốt hơn. Đây là đề tài

mà tôi tâm đắc trong quá trình làm việc.

2. Tầm quan trọng của vấn đề chọn đề tài:

Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành

chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công

tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan

trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với

văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu

trữ văn bản. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn

bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm

công tác văn thư trong trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết

sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh

chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có

hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà

trường hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông

tin giữa đơn vị với cơ quan khác và giáo viên, học sinh trong nhà trường.

Công tác hành chính bao gồm các việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn

bản, báo cáo và các tư liệu, thống kê... trên tất cả các mặt hoạt động.

Văn phòng nhà trường vừa là nơi giao dịch, vừa là nơi lưu trữ hồ sơ, văn

bản của nhà trường, cũng vừa là nơi thông báo các chủ trương, kế hoạch, lịch

công tác hàng tháng, hàng tuần của nhà trường để giáo viên biết mà thực hiện.

Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác văn

thư, lưu trữ, trong công tác quản lý tài sản vật tư, thực hiện chế độ chính sách,

tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy và học. Về mặt

hành chính, văn phòng đóng vai trò một trạm thông tin.

2/19

Muốn thực hiện vai trò của một trạm thông tin, văn phòng phải thực hiện

một số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi và phối

hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu quả và

đưa mọi hoạt động vào nề nếp.

Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng,

đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt

hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một vài biện pháp để quản lý

tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học”

3/19

PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

I. THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1. Tình hình thực tế:

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,

hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền

với văn bản. Vì vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng

cần thiết. Đó chính là những nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài

liệu lưu trữ. Mặc dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu

những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố

thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.

Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là

giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn

chấp hành sự chỉ đạo của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT

quận Thanh Xuân và có mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan, ban ngành các

cấp thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công

việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư –l ưu trữ. Do

đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa

học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác

lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.

Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân

của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh

nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc.

Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào

cũng trôi chảy, thuận lợi và đạt hiệu quả cao.

2. Thực trạng:

Trường Tiểu học Đặng Trần Côn là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo

của Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân về công tác chuyên

môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa

phương về các hoạt động khác của nhà trường. Do vậy với công việc của người

làm công tác văn thư – lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập

các loại hồ sơ giúp cho trường ngày càng nâng cao chất lượng giáo dục và đào

4/19

tạo.

Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết làm thế nào

để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ tài

liệu một cách nhanh chóng khi có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan.

Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là: Lập hồ sơ sổ sách

trong việc quản lý hành chính.

3. Phương pháp nghiên cứu:

Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ là những nội

dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Để công tác văn thư hành

chính đạt chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực hiện đồng bộ các biện pháp

sau:

- Công tác kế hoạch:

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính phù hợp với

điều kiện cụ thể của nhà trường.

+ Cụ thể hoá kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính thành kế

hoạch tháng

- Công tác tổ chức:

+ Xây dựng, củng cố bộ máy

+ Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức năng công việc cụ thể

+ Phân công công việc phù hợp

- Công tác chỉ đạo:

+ Theo dõi, chỉ đạo công tác học sinh – giáo viên

+ Theo dõi, chỉ đạo văn phòng, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ

+ Khen thưởng, phê bình

- Công tác kiểm tra:

+ Kiểm tra nội dung thực thi công tác văn thư hành chính

+ Kiểm tra tiến độ và quy trình làm việc

Tác dụng Công tác văn thư – lưu trữ có tác dụng rất lớn trong hoạt động

của nhà trường, làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của

các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản

lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ

chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác

5/19

văn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ

thừa hành hoạt động kém hiệu quả. Mặt khác, công tác văn thư – lưu trữ bao

gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác

văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những

việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà

hoạt động của nó ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư – lưu trữ

không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan,

những việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hoá đầy đủ, còn những việc không

cần thiết thì không nên ban hành văn bản. Việc ban hành quá nhiều văn bản

không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ,

lãng phí nhân lực, tiền của của Nhà nước.

Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Tài liệu sinh sản ra trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Những tài liệu này là công cụ

phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày. Sau khi công việc đã giải

quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải được lựa chọn để đưa vào bảo quản

trong kho lưu trữ, phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài.

Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải

truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của

nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng

thông tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề

cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời

không trùng lặp.

Mỗi công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ

đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm; Vì vậy tôi cần phải có phương

pháp cải tiến công tác và sắp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông

suốt, hiệu quả.

Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị

thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết để theo dõi

kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.

Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, cẩn thận, dựa trên

những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời

hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

6/19

quan, cá nhân, theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa

học và các giá trị khác, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có

tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn

kiện đối với chức năng của nhà trường.

Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học

sinh, học bạ, hồ sơ giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng

chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại

trường.

Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ

sơ là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.

Công tác hành chính văn thư là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện

nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm,

đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là

điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi

trường, cảnh trí…

Công tác văn thư - lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học

những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của

nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.

Công tác văn thư - lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà

trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt

một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.

Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp

thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt

hồ sơ học sinh và giáo viên.

Công tác văn thư - lưu trữ trong nhà trường rất nhiều việc như: Lưu trữ hồ

sơ, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm, các loại văn bản, báo cáo và các tư liệu thống

kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ

sơ theo từng thời gian nhất định.

II. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI

LIỆU VÀO LƯU TRỮ:

1. Xác định giá trị tài liệu:

7/19

Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính văn thư rất

quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các

văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.

Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải

căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như

nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường.

Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học

sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình,

kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường.

Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu để phân

loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn để lưu

trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ

hồ sơ.

Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả và phương tiện làm việc,

tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung

hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt chú ý tính khả thi của các

hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi cơ quan, trường học.

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo tính

chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, biên bản, giấy giới thiệu….) để

riêng từng loại và có ghi rõ tính chất nội dung để khi tìm kiếm dễ tìm, dễ thấy.

Những hồ sơ hình thành trong hoạt động giáo dục và đào tạo của trường

Tiểu học Đặng Trần Côn được bảo quản theo đúng thời gian quy định.

8/19

BẢNG DANH MỤC LƯU TRỮ

VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TRONG NHÀ TRƯỜNG

Ký Tên nhóm Số

hiệu hồ sơ, tài thứ

Nơi

Thời gian lưu

trữ

VT,

Vĩnh viễn

HT

ND các tài liệu phổ biến

Đề án

liệu

A Tài liệu tổng

hợp

tự

1

Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng

năm của trường:

Vĩnh viễn VT,

2

- Tổng kết

HT

5 năm

- Sơ kết

Hồ sơ báo cáo công tác hàng năm

lên cấp trên

Biên bản các cuộc họp (Trường,

Đảng, Đoàn thể)

10 năm

VT,

HT

3

4

10 năm TKHĐ,

HT

B Tài liệu quy

hoạch, kế

hoạch,

Kế hoạch, báo cáo công tác quy

hoạch, kế hoạch thống kê phát triển

đào tạo

VT,

HT

5

thống kê

Vĩnh viễn

-

Dài hạn

20 năm

Hàng năm

Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp

trường

Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn 10 năm

20 năm

VT,

HT

VT,

HT

VT,

HT

VT,

HT

6

7

Báo cáo thực hiện KH năm, kỳ của 20 năm

đơn vị

Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện

KH

8

20 năm

9

Thống kê chất lượng đào tạo hàng Vĩnh viễn VT,

10

11

năm

HT

VT,

HT

VT,

HT

Thống kê số liệu học sinh bỏ học

10 năm

C

Tài liệu tổ

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức

cán bộ

chức, cán bộ

12

13

20 năm

5 năm

-

Dài hạn, hàng năm

6 tháng, 9 tháng

Kế hoạch chỉ tiêu biên chế

20 năm

KT,

HT

9/19

Tổng hợp đánh giá chất lượng cán

14 bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng

năm

20 năm

VT,

HT

Hồ sơ quy hoạch cán bộ

VT,

HT

15

Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên

chuyển cán bộ

Vĩnh viễn HT

16

Hồ sơ tuyển dụng cán bộ

10 năm

20 năm

KT,

HT

17

18 Hồ sơ kỷ luật cán bộ

19 Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí

20 Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức

21 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm KT,HT

Vĩnh viễn KT

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, 20 năm

22 bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ

quan

VT,

HT

Hồ sơ công tác bảo vệ chính trị nội 20 năm

bộ

HT

23

Hồ sơ của ban về sự tiến bộ phụ nữ 10 năm

CĐ,

HT

24

D Tài liệu về

thanh tra và

giải quyết

khiếu nại, tố

cáo

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh

tra ND

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu Vĩnh viễn HT,

nại, tố cáo

Kế hoạch, báo cáo công tác phòng

chống tham nhũng

Kế hoạch kiểm tra nội bộ trường

học

20 năm

HT,

TTND

25

26

27

28

TTND

HT

20 năm

10 năm

VT,

HT

VT,

HT

E Tài liệu thi

Hồ sơ hội nghị thi đua của cơ quan 50 năm

đua, khen 29 (hội nghị viên chức, nội dung thi

thưởng

đua, biểu điểm thi đua)

Hồ sơ tổ chức thực hiện các phong 10 năm

trào thi đua

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua 10 năm

hàng năm

VT,

HT

VT,

HT

VT,

HT

30

31

32

33

34

35

Hồ sơ, kết quả thi đua viên chức,

tập thể hàng năm

20 năm

Sổ ghi quyết định khen thưởng cá Vĩnh viễn VT

nhân, tập thể đạt thành tích

Các quyết định khen thưởng (cấp

cao; cấp trường)

Vĩnh viễn VT,

HT

Danh sách khen thưởng GV, HS đạt Vĩnh viễn VT

thành tích cấp ngành, tỉnh

10/19

G

G1 Tài liệu về 36 Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ 20 năm

VT

hành chính,

văn thư, lưu

trữ

Kế hoạch, báo cáo công tác hành

37 chính, công tác văn thư lưu trữ hàng

năm

20 năm

Hồ sơ cải cách hành chính của cơ

quan

20 năm

VT

38

Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước Vĩnh viễn VT

của pháp luật, cơ quan

39

40

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và 20 năm

tài liệu lưu trữ

VT

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt

10 năm

VT

41 động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập,

chỉnh lí, khai thác sử dụng )

42 Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm

VT

43 Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan Vĩnh viễn VT

44 Số đăng ký văn bản đến

20 năm

10 năm

VT

45 Tập văn bản lưu trữ công văn đi

46 Tập văn bản lưu trữ công văn đến

47 Sổ điểm các lớp học sinh

Vĩnh viễn VT

Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, Vĩnh viễn VT

48 giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn

đọng)

Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, 10 năm

học sinh nghỉ học

VT

49

50 Sổ đăng bộ

Vĩnh viễn VT

Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu

bài

5 năm

VT

51

G2

Tài liệu

quản trị

công sở

Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo

52 đức, quy tắc ứng xử của viên chức

giáo dục

20 năm

VT,

HT

Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức

hàng năm

Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống 10 năm

văn hóa tốt

Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công 10 năm

20 năm

VT,

HT

VT,

HT

53

54

55 tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác

PCCC.

Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng

phẩm

5 năm

VT

56

57 Hồ sơ về công tác y tế học đường

H Tài liệu lĩnh 58 Kê hoạch, báo cáo thực hiện công

10 năm Y TẾ

20 năm PHT

11/19