SKKN Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học
Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
UBND QUẬN THANH XUÂN
TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC
Lĩnh vực : Nhân viên
Cấp học : Tiểu học
Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh
Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình
Chức vụ: Nhân viên văn phòng
Năm học 2018 - 2019
MỤC LỤC
A – ĐẶT VẤN ĐỀ ...............................................................................................1
B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ................................................................................3
TRONG NHÀ TRƯỜNG....................................................................................3
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ.............................................................3
1.1. Công tác văn thư: ...........................................................................................3
2.1. Công tác văn thư: ...........................................................................................3
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư.....................................................................3
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư...................................................................7
2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................................7
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ......................................................................7
2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ ........................................................................12
3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ .............................................................12
3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư .......................................................................12
3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ...........................................................................13
TRƯỜNG HỌC.................................................................................................15
2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm.....................................................................34
1. Kết luận ...........................................................................................................35
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
A – ĐẶT VẤN ĐỀ
Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan,
đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu
trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường
nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các
yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm
tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi
quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp
phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên
quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu
quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt
động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng
thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản lag
phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ
quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của
đơn vị mình.
1
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm một vai trò vô cùng quan
trọng. Tôi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số ý kiến, kinh
nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao
chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học”.
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG NHÀ TRƯỜNG
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
trong trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của
công tác văn thư, lưu trữ.
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu
cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Công tác lưu trữ:
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
2.1. Công tác văn thư:
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
3
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ
quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận văn
thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh
chóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan
giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá
trình sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu
đến, ghi sổ và ngày đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.
Ngày Số Tác Số, ký Ngày
đến đến giả hiệu tháng trích yếu nội
Tên loại và
Đơn vị
hoặc
Ký Ghi
nhận chú
dung
người
nhận
(1)
(2)
(3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Ngày chuyển Số đến
(1) (2)
Đơn vị hoặc người
nhận
Ký nhận
Ghi chú
(3)
(4)
(5)
* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ,
tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận
văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có
trách nhiệm gửi đi.
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu nội
Người
Nơi
nhận
văn
Đơn vị,
người
nhận bản
lưu
Số
Ghi
ký
lượng chú
bản
văn bản văn bản dung văn bản
bản
(1) (2) (3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký
văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào
văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ
số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì
trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì
ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ
“mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình
thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
khoa học và thuận tiện.
5
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập;
+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
- Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
- Kết thúc hồ sơ;
- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
* Tổ chức và sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.
+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
> Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng
hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,
tổ chức;
6
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
- Đóng dấu
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;
- Phân loại và trình lãnh đạo;
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban
chức năng;
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
2.2. Công tác lưu trữ
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu
trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài
liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
7
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu";
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao
nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên
bản giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1
bản;
- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) và
chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư).
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Viết lịch sử hình thành phông;
+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;
+ Viết bìa hồ sơ;
+ Viết chứng từ kết thúc.
8
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để
nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong
hoạt ñộng của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung
những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét
nó ở tính đa dạng.
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác
định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời
hay tiêu huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải
lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của
bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn
số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và
địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối
9
Tải về để xem bản đầy đủ
38 trang
10/12/2024
80
Bạn đang xem 11 trang mẫu của tài liệu "SKKN Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.
File đính kèm:
- skkn_mot_so_bien_phap_nham_nang_cao_chat_luong_cong_tac_van.doc
